Leoci Consulting- Marketing & Events

So funktioniert eine effektive Event-Kampagne per E-Mail

Warum E-Mail-Marketing im Eventbereich unverzichtbar ist

Egal ob Online-Seminar oder Präsenz-Workshop – ohne Teilnehmer kein Event. Und genau hier kommt E-Mail-Marketing ins Spiel. Kein Kanal ist so direkt, messbar und effektiv, wenn es darum geht, Interesse zu wecken, Vertrauen aufzubauen und Anmeldungen zu generieren.

Im Gegensatz zu Social Media oder Werbebannern landet Deine Botschaft direkt im Posteingang – und zwar bei Menschen, die sich bereits für Dein Thema interessieren. Mit einer gut durchdachten Kampagne kannst Du sie nicht nur zur Teilnahme bewegen, sondern auch emotional an Deine Marke binden.

Die große Stärke: Du steuerst die gesamte Customer Journey – von der ersten Einladung bis zum Dankeschön nach dem Event. So machst Du aus einer Veranstaltung ein nachhaltiges Markenerlebnis.

 

Der perfekte Kampagnenaufbau: Schritt für Schritt zur erfolgreichen Event-Einladung

Ein erfolgreicher E-Mail-Funnel für Events besteht aus mehreren aufeinander abgestimmten Mails. Jede hat eine klare Funktion – und zusammen bauen sie eine Geschichte auf, die Lust auf mehr macht.

  1. Save the Date (4–6 Wochen vor dem Event)

Diese Mail dient als Ankündigung. Ziel: Aufmerksamkeit wecken und das Datum sichern. Halte sie kurz, aber spannend. Verwende Teasertexte, die neugierig machen.

  1. Einladung mit Mehrwert (3–4 Wochen vorher)

Jetzt geht es ins Detail: Thema, Speaker, Ort, Highlights. Wichtig: Betone nicht nur was passiert, sondern warum sich die Teilnahme lohnt.

  1. Reminder-Serie (1–2 Wochen vorher)

Zwei bis drei Erinnerungsmails helfen, unentschlossene Empfänger zu aktivieren. Integriere z. B. Countdown-Timer oder Testimonials von früheren Teilnehmern.

  1. Last Call (2–3 Tage vorher)

Die letzte Gelegenheit zur Anmeldung. Jetzt darf es drängen: „Letzte Plätze“, „Nur noch bis Freitag anmelden“, etc. Emotionale Trigger wie FOMO (Fear of Missing Out) funktionieren hier sehr gut.

  1. Follow-up (1–2 Tage nach dem Event)

Bedanke Dich persönlich. Schicke ein Recap, Bilder, Slides oder ein Video. Gleichzeitig kannst Du hier zur nächsten Handlung einladen: Feedback geben, Beratung buchen, Community beitreten.

Mit dieser Dramaturgie steuerst Du nicht nur die Anmeldezahlen, sondern gestaltest auch die Wahrnehmung Deiner Marke positiv und professionell.

 

Inhalt ist König: So formulierst Du überzeugende Event-Mails

Was in Deinen E-Mails steht, entscheidet über Klick oder Papierkorb. Damit Deine Event-Kampagne wirkt, brauchst Du relevante, prägnante und emotionale Inhalte. Hier ein paar goldene Regeln:

  • Betreffzeile mit Sogwirkung: Max. 50 Zeichen, neugierig machend, klar. Beispiel: „🚀 Exklusives Event: Die Zukunft der Beratung erleben!“
  • Personalisierung: Sprich den Empfänger direkt an. Name, Branche oder bekannte Interessen machen den Unterschied.
  • Storytelling statt Aufzählung: Erzähle, warum das Event besonders ist. Was erwartet die Teilnehmer? Welche Probleme werden gelöst?
  • Klarer Call-to-Action: „Jetzt Platz sichern“, „Hier anmelden“ – und immer gut sichtbar.
  • Mobile First: Über 60 % lesen Mails mobil. Achte auf kurze Absätze, große Buttons und eine schlanke Gestaltung.

Tipp: Verwende Bilder oder GIFs, um Emotionen zu transportieren – aber übertreibe es nicht. Die Ladezeit darf nicht leiden.

 

Segmentierung und Timing: So erreichst Du die richtigen Leute zur richtigen Zeit

Je gezielter Du kommunizierst, desto erfolgreicher Deine Kampagne. Statt ein und dieselbe Mail an alle zu schicken, solltest Du Deine Kontakte segmentieren:

  • Kunden vs. Interessenten
  • Themeninteresse (z. B. HR, Digitalisierung, Strategie)
  • Teilnahmestatus früherer Events

So kannst Du Deine Mails inhaltlich anpassen und die Relevanz steigern. Zusätzlich solltest Du Dir über das Timing Gedanken machen:

  • Dienstag bis Donnerstag zwischen 10 und 14 Uhr haben sich als besonders erfolgreich erwiesen.
  • A/B-Tests bei Betreffzeilen helfen Dir, das beste Format zu finden.

Und denk dran: Qualität geht vor Quantität. Lieber weniger, aber besser zugeschnittene Mails – das erhöht die Öffnungs- und Klickraten spürbar.

 

FAQ: Häufige Fragen zum E-Mail-Marketing für Events

Wie viele E-Mails sind ideal für eine Event-Kampagne?
In der Regel 4–6 Mails, verteilt über 3–6 Wochen. Wichtig ist die Dramaturgie: erst Info, dann Erinnerung, zuletzt Dringlichkeit.

Was ist besser – HTML oder Text-Mail?
Beides hat Vorteile. HTML-Mails sind visuell ansprechender, Text-Mails wirken persönlicher. Am besten: testen, testen, testen!

Wie erhöhe ich meine Öffnungsrate?
Eine gute Betreffzeile, der richtige Versandzeitpunkt und eine cleane Absenderadresse sind entscheidend.

Wie kann ich meine Event-Mails automatisieren?
Nutze Tools wie Mailchimp, CleverReach oder ActiveCampaign. Dort kannst Du komplette Funnels mit Triggern und Segmentierung aufsetzen.

 

E-Mail-Marketing ist der unterschätzte Held Deiner Eventstrategie

Mit einem gut durchdachten E-Mail-Funnel machst Du aus Interessenten Teilnehmer – und aus Teilnehmern begeisterte Markenbotschafter. E-Mail-Marketing ist effizient, messbar und lässt sich hervorragend mit Deiner Gesamtstrategie bei Leoci Consulting verzahnen.

Du hast die Inhalte. Du hast das Event. Jetzt fehlt nur noch die perfekte E-Mail-Kampagne, um alles zusammenzubringen. Bereit?

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